Comptabilisation factures fournisseurs et leurs paiements

Il existent deux méthodes possibles pour la comptabilisation des factures fournisseurs et leurs paiements, selon que le paiement est immédiat ou différé.

1- la comptabilisation des factures fournisseurs et leurs paiements sont simultanés, les factures sont donc payées comptant en particulier pour les cas suivants :

• achat en magasin (Fnac, Carrefour, …) payés par CB
• prélèvement sur le compte : Orange, Bouygues, Edf …
• restaurant, frais de déplacement (taxi, train, voitures)

2- la comptabilisation des factures fournisseurs et leurs paiements sont différés, les factures sont donc (prestations, marchandises … ) payées à plus d’un mois

Dans le premier cas qui correspond en principe à 90% des achats et dépenses, il ne faut pas créer de fournisseur.

En règle général il ne faut créer un fournisseur dans ZEFYR que si vous payez ce fournisseur par virement et si vous ne le payez pas immédiatement, ce qui correspond au deuxième cas.

1. Comptabilisation par Paiement des dépenses des factures fournisseurs

Pour comptabiliser ces dépenses payées par CB ou par prélèvement il faut utiliser dans ZEFYR le menu le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Paiement des dépenses.

Il faut ensuite choisir le compte comptable approprié (par exemple pour les frais téléphone internet compte 626100) puis le montant et la banque qui effectue le paiement.

Remarque : si vous avez synchronisé votre compte bancaire ou si vous effectuez l’import bancaire (OFX ou QIF) le type d’opération à sélectionner est “Paiement Comptant”.

L’écriture comptable générée automatiquement par ZEFYR est la suivante :

		Débit	Crédit
512000	compte banque		30
626100	compte frais téléphone internet	25
445660	compte TVA déductible	5

Note : le compte banque est au crédit ce qui signifie que la société doit les 30 € à la banque

2. Comptabilisation de la facture fournisseur et de son paiement

2.1 Comptabilisation de la facture fournisseur

Pour pour les fournisseurs que vous ne payez pas comptant par exemple par virement (fournisseurs de marchandises, agence de communication, sous-traitants, etc.) il faut créer une facture fournisseur dans ZEFYR.
En général vous payez ces fournisseurs 30 jours ou plus après réception de leurs factures.

Dans ZEFYR vous devez utiliser le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Mes documents fournisseurs pour saisir la facture du fournisseur.

Exemple : Vous devez utiliser le menu “Facture fournisseur” pour saisir la facture du fournisseur qui a réalisé votre site web.

L’écriture comptable générée est la suivante :

		Débit	Crédit
401000	compte fournisseur ABRITA		1 200
611000	compte frais de sous traitance	1 000
445660	compte TVA déductible	200

Le compte fournisseur est au crédit ce qui signifie que la société lui doit 1200€.

2.2 Comptabilisation du paiement de la facture

Ensuite, lorsque vous avez payé cette facture fournisseur, vous allez dans le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Paiement fournisseurs Fournisseur pour comptabiliser le paiement de la facture.

Pour effectuer le paiement de la facture F2019 il suffit de cliquer sur le signe « + »

Puis valider le paiement total ou partiel de la facture dans la fenêtre qui s’affiche , vous pouvez ajuster la date et le montant du paiement.

Remarque : si vous effectuez l’import bancaire (OFX ou QIF) ou la connexion bancaire ce type d’opération à sélectionner est “Paiement Facture”.

L’écriture comptable générée automatiquement pour le paiement total de la facture de 1 200€ est la suivante :

		Débit	Crédit
401000	compte fournisseur ABRITA	1 200
512000	compte banque		1 200

Remarque :

• au final le compte 401000 ABRITA est soldé : total crédit = total débit , ZEFYR effectue un lettrage (voir le blog zefyr à ce propos) automatique de la facture et de son paiement afin de lier les deux
  
• si on regarde l’ensemble des deux écritures facture + paiement, on constate que ces deux écritures se résume en une seule qui revient à l’écriture de paiement des dépenses.

Note : l’intérêt de créer une facture fournisseur si le paiement n’est pas immédiat et de constater que l’entreprise doit de l’argent à un tiers.