Notes de frais pour des indemnités kilométriques

Vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Voici comment fonctionne le remboursement des indemnités kilométriques.

1. Indemnités kilométriques des véhicules personnels : pour qui, pour quoi ?

De nombreux dirigeants, salariés ou associés utilisent leur véhicule personnel pour des besoins professionnels.

Pour créer une note de frais kilométriques, vous devez :

• être propriétaire du véhicule (la carte grise du véhicule doit être à votre nom ou éventuellement celui de votre conjoint),
• effectuer un (ou des) déplacement(s) uniquement dans un cadre professionnel,
• prouver le(s) déplacement(s) effectué(s) via des justificatifs : date, trajet, nombre de kilomètres, objet du déplacement.

Remarque : les trajets domicile-travail et travail-domicile ne sont pas couverts par les indemnités kilométriques.

Tous les mois, l’employé ou le dirigeant pourra donc se faire rembourser, par sa société, ces fameuses indemnités kilométriques. Le montant de ces indemnités se calcule selon le barème en vigueur qui tient compte :

• du kilométrage effectué ou d’une estimation de la distance que vous allez parcourir durant l’année,
• de la puissance fiscale du véhicule.

Attention :

• Comme il s’agit du véhicule personnel (du dirigeant ou de l’employé), tous les frais liés au véhicule (stationnement, carburant, entretien, etc.) doivent être payés par le propriétaire du véhicule avec ses propres moyens. Il faut veiller à ne pas payer avec une carte bancaire professionnelle.
• Les indemnités kilométriques ne couvrent pas les frais de stationnement, parking, et péages qui feront l’objet de notes de frais distinctes.

2. Quand saisir les notes de frais kilométriques ?

• Pour les BNC/professions libérales et les entreprises à l’IR : vous devez saisir une seule note de frais kilométrique, à la fin de votre exercice. Cette méthode est conforme aux exigences de votre AGA/CGA.
• Pour les sociétés à l’IS : vous devez estimer la distance que le véhicule va parcourir dans l’année (en km). Vous pourrez saisir vos notes de frais kilométriques trajet par trajet ou mois par mois selon votre préférence.

4. Le barème kilométrique 2021 pour les voitures (qui s’applique aux déplacements de 2020)

Exemple : vous avez une voiture d’une puissance fiscale de 6 CV avec laquelle vous avez effectué 600 kilomètres en juillet à titre professionnel.
Vous savez que vous ferez moins de 5 000 km au total dans l’année donc vous pouvez utiliser la première tranche du barème.

Indemnités kilométriques = 600 km x 0,574 (€/km) = 344,40 €

Vous devez faire une note de frais kilométrique et votre entreprise vous remboursera 344,40 € pour le mois de juillet.

Les barèmes 2021 pour les autres véhicules concernés par les indemnités kilométriques

• Barème kilométrique 2021 pour les motos (deux-roues > 50 cm³ ) :
• Barème kilométrique 2021 pour les cyclomoteurs (deux roues < 50 cm³ ) :

Les indemnités kilométriques couvrent les frais de carburant, les frais d’entretien (pneus inclus) et la prime d’assurance annuelle. Attention à ne pas faire de notes de frais supplémentaires pour ces trois types de frais.

Attention : les taux de remboursement sont susceptibles de changer chaque année, ce qui donne lieu à des régularisations : les nouveaux taux sont rendus publics en février N+1 pour recalculer les Indemnités kilométriques de l’année N (dans ZEFYR via le menu “Régularisation Annuelle Indemnités Km”).

5. Comment comptabiliser une note de frais kilométrique dans ZEFYR.

Point d’attention : il est toujours préférable de se faire rembourser au barème le moins élevé (plus de 20 000 km par an) puis en fin d’année de faire un ajustement (sauf si vous êtes certain de faire moins de 5 000 km).

En fin d’année, il faut calculer le montant réel des indemnités en utilisant le barème adéquat, puis ensuite utiliser le menu « régularisation annuelle indemnités km » pour créer l’écriture de régularisation.

5.1 Création du ou des frais kilométriques

Il faut d’abord créer un frais kilométrique dans le menu Note Frais > Dépenses et Frais Kilométriques > Nouveau frais kilométrique.
Vous pouvez créer un frais kilométrique pour chaque trajet, ou bien regrouper plusieurs trajets.

5.2 Création de la note de frais

Vous devez ensuite créer la note de frais dans le menu Note Frais > Dépenses et Frais Kilométriques > Nouveau frais kilométrique. Vous pouvez cocher un ou plusieurs frais puis cliquer sur créer une note de frais.

5.3 Comptabilisation de la note de frais

Ensuite vous devez comptabiliser cette note de frais, dans le menu Notes de Frais > Notes de Frais Impression Comptabilisation > cliquer sur « l’icône + » sur la ligne correspondant à votre note de frais.

5.4 Comptabilisation du paiement de la note de frais

La comptabilisation du paiement de la note de frais se fait via le menu Notes Frais > Paiement notes de Frais, cliquer sur l’icône « + » de la ligne correspondante.

Dans ZEFYR, si vous faites la connexion bancaire ou l’import bancaire, il faut que vous sélectionniez « Paiement note de frais » dans le menu déroulant, puis vous cliquez sur l’icône « + » sur la ligne correspondant à votre note de frais.