Une fois passées les étapes de la création « juridique » de votre société, de type EURL, SARL, SAS, SASU, SA, SCI , il est important de démarrer une comptabilité propre dès les premiers pas de votre entreprise.
1- Premier enregistrement comptable : le dépôt du capital social
Une fois que vous avez déposé le capital social à la banque, et que la banque vous a délivré une attestation de dépôt, voici comment démarrer la comptabilité d’une start-up, vous pouvez enregistrer comptablement ce dépôt dans ZEFYR, comme suit : menu Société > Opération sur Capital Social > Capital Social :
2/ Remboursement des frais de constitution, et des premières dépenses
Lors de la création de l’entreprise, des frais de création ont pu être engagés et payés par l’associé, tels que : les frais de greffe, les frais d’annonce légale, et d’autres divers achats (papeterie, bureautique …).
a. Comptabiliser les frais de constitution
Tant que votre entreprise n’est pas immatriculée au RCS, vous ne pourrez pas ouvrir de compte bancaire pro. Vous allez donc payer ces dépenses avec votre compte bancaire personnel. Pour comptabiliser ces frais, vous devez :
1- Garder toutes les factures et les justificatifs.
2- Saisir chacun de ces frais en comptabilité en indiquant bien la date de démarrage de l’activité (qui est aussi la date de début d’exercice).
Dans ZEFYR, vous allez dans le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Paiement des dépenses. Puis sélectionnez le compte de l’associé 445000 (et non pas le compte bancaire de la société 512xxx) puis le type de frais (compte 6xxxxx).
Exemple : pour une dépense CB de 100 € pour des frais d’annonce légale, l’écriture comptable sera donc du type :
Débit | Crédit | ||
622700 | Frais d’actes | 100 | |
455000 | Compte de l’associé | 100 |
Vous pouvez aussi consulter l’article détaillé Comptabilisation des frais de constitution d’une société.
b. Remboursement des premiers frais
Par la suite, vous pouvez effectuer un remboursement des frais avancés par l’associé. Pour effectuer ces remboursements, passez par le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Avance remb. associés > cochez « remboursement ». Les remboursements peuvent se faire à tout moment, même plusieurs mois plus tard.
Pour en savoir plus sur le remboursement des avances associés, consultez l’article Comptabilisation Avance et Remboursement Associé.
Remarque : Si vous n’êtes pas une société, mais une entreprise individuelle, vous utiliserez le compte 108000 – “Compte de l’exploitant” au lieu du compte 455000. Voir l’article : Comptabilisation des Frais de Création.
Ou vous pouvez consulter la vidéo pour les frais de création payés par l’associé : https://www.youtube.com/watch?v=w_vwmHxEu4Q
3/ Comptabilisation des premières immobilisations (exemple un ordinateur) : enregistrer l’achat en trois étapes
a. L’écriture d’achat de l’ordinateur :
Dans ZEFYR, passez par le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Paiement des dépenses.
b. Créer la “fiche immobilisation” :
Dans ZEFYR, passez par le menu Immo > Immobilisation > Créer une Immobilisation.
c. Lien entre l’achat et l’immobilisation :
Remarque : C’est un avantage du logiciel de comptabilité ZEFYR pour garantir la cohérence entre la comptabilité et les immobilisations.
Dans le logiciel ZEFYR, passez par le menu Immo > Liens Immo. Compta.
4/ La suite des enregistrement comptables …
Puis, la méthode de comptabilisation avec ZEFYR est la suivante, à appliquer mois par mois :
1- Créer les factures clients : menu facturation / Mes documents clients
2- Comptabiliser les factures clients : menu Mes documents clients
3- Créer les factures des fournisseurs que vous ne payez pas comptant donc le moins possible (ne pas créer : Fnac, parking, essence, carrefour, Orange, SFR, loyer etc… qui sont payés par CB our par virement ou prélèvement)
4- Synchroniser les opérations bancaires ou importer un fichier OFX ou QIF : menu Compta / Clients-Fournisseurs-Banque
5- A partir de la connexion ou du fichier : comptabiliser toutes les opérations de paiement et encaissement, si vous n’avez pas de fichier OFX et pas la connexion car vous êtes en retard, vous devez suivre votre relevé ligne par ligne et mois par mois
6- Faire le rapprochement bancaire du mois: menu : Compta / Clients-Fournisseurs-Banque / Rapprochement bancaire
7- Faire la déclaration de TVA du mois si vous êtes en régime normal (une fois par mois)
8- Passer au mois suivant.
Voila, vous savez démarrer la comptabilité de votre start-up, n’hésitez pas à nous poser des questions dans le menu support de votre compte ZEFYR.