Comptabilisation des charges ou produits constatés d’avance

Vous avez une société soumise à l’IS (de type SARL, EURL ou SA). En fin d’année, il est courant de passer des écritures de charges/produits constatés d’avance. Les charges constatées d’avance vont venir augmenter votre bénéfice. Tandis que les produits constatés d’avance viennent diminuer votre bénéfice. Dans certains cas, il est intéressant de mettre certaines charges ou certains produits sur une année plutôt que l’autre.

1. Charges constatées d’avance

1.1. Opération en fin d’exercice

Ces écritures doivent être effectuées à la date de fin d’exercice. Les charges constatées d’avance viennent augmenter votre résultat. En début de l’exercice suivant, il faudra absolument passer l’écriture de régularisation de ces charges constatées d’avance.

Dans ZEFYR, pour faire la première écriture, passez par le menu Clôture > Opérations de fin d’exercice > Charges Constatées en Avance.

Exemple : Vous avez un loyer payable avec trois mois d’avance et vous payez votre échéance le 1er décembre. Votre exercice se termine le 31 décembre. Vous avez donc payé deux mois d’avance. Supposons que votre loyer est de 1 000 € par mois. Vous avez avancé 2 000 €.

L’écriture de comptabilisation du loyer le 1er décembre est :

		Débit	Crédit
613200	Location immobilière	3 000
445660	TVA sur autre bien et service	600
401000	Compte fournisseur		3 600

Le 31 décembre, l’écriture de charges constatées d’avance est la suivante :

		Débit	Crédit
486600	Charges constatées d’avance	2 000
613200	Location immobilière		2 000

1.2. Opération en début du nouvel exercice

Ensuite, utilisez le menu Clôture > Opérations de Début d’Exercice > Régularisation Charges Constatés d’Avance.

Donc vos charges diminuent de 2 000 € et simultanément votre résultat (produits – charges) augmente de 2 000 €.

Au début du nouvel exercice, vous passez l’écriture de régularisation des charges constatées d’avance :

		Débit	Crédit
486600	Charges constatées d’avance		2 000
613200	Location immobilière	2 000

Ce qui vous permet d’avoir une situation juste. Cette écriture de charges est logique car il s’agit bien de charges sur l’année en cours.

Conseil ZEFYR : Vous aurez probablement chaque année la même opération à passer. Vous pouvez  laisser en permanence le compte 486600 avec un débit de 2 000 €. Ainsi, en fin de l’année suivante, vous paierez à nouveau les 3 mois de loyer. Mais vous n’aurez pas l’écriture de charges constatées d’avance à passer car vous l’aurez conservée.

2. Produits constatés d’avance

Si à l’inverse, vous avez des produits constatés d’avance, la méthode est semblable.

2.1. Opération en fin d’exercice

Un produit constaté d’avance correspond à un paiement reçu pour un produit délivré ou un service effectué durant l’exercice suivant. Vous devez passer les écritures avant la clôture, en fin d’exercice. Et en début du prochain exercice, vous devrez faire une régularisation.

Cette fois, dans ZEFYR passez d’abord par le menu Clôture > Opérations de Fin d’Exercice > Produits Constatés en Avance. Puis utilisez le menu Clôture > Opérations de Début d’Exercice > Régularisation Produits Constatés d’Avance.

Exemple : Vous avez une activité de consultant et vous facturez 2 mois payables d’avance (facture à échoir). Votre exercice se termine le 31 décembre. Votre client vous a payé le 1er décembre pour les mois de décembre et janvier. Vous avez donc encaissé deux mois d’avance. Supposons que votre facture s’élève à 2 000 € par mois. Vous avez donc encaissé 4 000 € le 1er décembre.

L’écriture du 1er décembre est :

		Débit	Crédit
706000	Conseils		4 000
445660	TVA sur autre bien et service		800
411000	Compte client	4 800

A la date du 31 décembre, l’écriture de produits constatés d’avance est la suivante :

		Débit	Crédit
487700	Produits constatés d’avance		2 000
706000	Conseils	2 000

Cette fois, vos produits (comptes 7xxxxx) diminuent de 2 000 €. Simultanément votre résultat (produits – charges) diminue de 2 000 €.

2.2. Opération en début du nouvel exercice

Au début du nouvel exercice, vous devez passer l’écriture de régularisation des produits constatés d’avance. Au 1er janvier, vous passez l’écriture de régularisation des charges constatées d’avance suivante :

		Débit	Crédit
487700	Produits constatés d’avance	2 000
706000			2 000

Remarque : Dans ZEFYR les écrans de saisie des charges et produits constatés d’avance sont pré-établis. Il ne vous reste donc qu’à indiquer les montants et les comptes concernés. Idem pour les écritures de régularisation.