Comptabilisation des chèques ou prélèvements impayés

Pour effectuer la comptabilisation d’un chèque ou d’un prélèvement impayé il existe plusieurs cas de figures :

 

1. Le Chèque impayé correspond à un encaissement comptant :

Vous avez reçu d’un client un chèque de 120 € que vous avez déposé en banque. Vous avez comptabilisé l’opération comme une vente au comptant (dans ZEFYR, menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Encaissement direct (sans facture)).

L’écriture de comptabilisation est la suivante :

		Débit	Crédit
707000	Compte vente marchandises		100
445780	Compte de TVA à 20%		20
512000	Compte banque	120

Puis 10 jours après votre banque vous retire 120 € au motif que votre chèque est revenu impayé. Dans ce cas, vous saisissez l’opération inverse (menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Encaissement direct (sans facture) puis option remboursement).

L’écriture comptable est passée en inverse et l’opération est donc annulée.

		Débit	Crédit
707000	Compte vente marchandises	100
445780	Compte de TVA à 20%	20
512000	Compte banque		120

2. Le chèque impayé ou le prélèvement refusé correspondent à une facture comptabilisée et encaissée :

Vous avez créé une facture client et vous l’avez comptabilisée dans ZEFYR en utilisant le menu Facturation > Impression Modification Comptabilisation  puis en cliquant sur l’icône “+”.

Puis vous avez effectué un encaissement en passant par le menu Facturation > Encaissement clients Facture puis en cliquant sur l’icône “+”.

La comptabilisation de cette facture génère l’écriture suivante :

		Débit	Crédit
411000	Compte client	120
445780	Compte de TVA à 20%		20
707000	Compte de vente		100

Lorsque vous recevez l’impayé, il faut aller dans le menu : Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Rejet d’encaissement, puis indiquer le numéro de l’écriture d’encaissement qui a été refusée puis annuler. Cette opération d’annulation est totalement automatisée.

Par la suite lorsque le chèque ou le prélèvement est accepté vous pouvez simplement re-compatibliser l’encaissement de la facture avec le menu “Encaissement facture”.

4. Le chèque refusé correspond à une facture comptabilisée et encaissée mais qui ne sera pas payée

Méthode 1 : faire un avoir

Cette méthode est recommandée pour maintenir la cohérence de la TVA.

Vous faites un avoir pour le même montant que celui de la facture et vous comptabilisez cet avoir avec le menu : Facturation > Impression comptabilisation.

Avec le menu Facturation > Encaissement clients vous effectuez le remboursement de l’avoir. Ce remboursement correspond au chèque refusé.

La comptabilisation de l’avoir génère l’écriture suivante  qui est à l’opposé de l’écriture de comptabilisation de la facture initiale.

		Débit	Crédit
411000	Compte client		120
445780	Compte de TVA à 20%	20
707000	Compte de vente	100

La comptabilisation du remboursement de l’avoir (correspond au chèque ou prélèvement refusé).

		Débit	Crédit
411000	Compte client	120
512000	Compte banque		120

Méthode 2 : utiliser le compte 654000 (non recommandée)

Vous préférez utiliser le compte 654000 de pertes pour créances non recouvrables.

Par rapport à la méthode 1, la différence est que vous utilisez un compte de charges (654000) et non un compte de vente (707000) et donc le compte 654000 permet de bien identifier qu’il s’agit de pertes.
Pour comptabiliser cette opération il faut utiliser le menu : compta > mode expert > saisie au kilomètre. Il faut aussi faire attention à la TVA et bien vérifier que la TVA sera déduite lors de la prochaine déclaration.

Comptabilisation de la perte (annule la facture initiale)

		Débit	Crédit
411000	Compte client		120
654000	Compte de perte	100
445780	Compte de TVA à 20%	20

Remboursement de la perte (correspond au chèque refusé), de la même façon il faut faire cette opération via le menu : ” saisie au kilomètre ”

		Débit	Crédit
411000	Compte client	120
512000	Compte banque		120