La comptabilité des chambres d’hôtes

Cet article vous explique comment tenir la comptabilité des chambres d’hôtes. Si votre établissement propose également un service de restauration (petit déjeuner ou plus), nous détaillons ici comment comptabiliser ces recettes.

En principe, lorsque vous avez une activité de chambre d’hôtes, tous vos clients sont des particuliers, et vous faites une facture client pour chaque séjour passé dans votre établissement. De nombreux clients n’ont pas besoin de leur facture, mais il est plus simple pour vous de créer systématiquement une facture.

Option 1 : vous créez systématiquement une facture client :

1. Créer un client global et créer vos services (hébergement, restauration, taxe de séjour)

Vous commencez par créer un client global dans ZEFYR, dans le menu Société > clients, que vous appelez « Clients chambres d’hôtes » par exemple. Cela vous permet de ne pas avoir à créer chaque client « particulier » qui séjourne dans votre maison d’hôte.

Ensuite vous créez les différents services que vous vendez. Il faut commencer par créer des catégories de « services prestations » dans le menu Facturation > Catégories : Services prestations.
Vous pouvez créer deux catégories : hébergement et restauration, en utilisant le compte 706xxx pour le compte comptable.

Par exemple, pour la catégorie Hébergement ZEFYR vous propose le compte comptable 706010. Vous acceptez et vous créez la catégorie.

De la même manière vous créez la catégorie « Restauration » (compte 706xxx) et la catégorie « Taxe de séjour » (compte 447xxx).

Ensuite vous créez les références dans ces catégories. Dans la catégorie « Hébergement » vous créez par exemple une référence pour chacune des chambres que vous louez. Vous pouvez indiquer le prix si le tarif est fixe, ou laisser le prix vide si vous voulez définir le prix lorsque vous créez la facture client.

De la même manière, dans la catégorie « Restauration » vous créez deux références de « service prestation » : restauration  à 10 % de TVA et restauration avec 20% de TVA.

Enfin dans la catégorie « Taxe de séjour », vous créez la référence « taxe de séjour ».

2. Vous recevez un acompte à la réservation

Lorsque l’un de vos clients réserve une chambre, vous pouvez lui demander de payer une avance, autrement dit un acompte.

Au moment où vous encaissez cet acompte vous devez comptabiliser cet encaissement en allant dans le menu Facturation > Encaissement clients > Encaissement Acompte (rectangle bleu à droite).

NB : si vous utilisez l’import OFX ou la connexion bancaire, il faut choisir le type d’opération « Encaissement clients » puis cliquez sur le rectangle bleu « encaissement acompte ».

Par exemple, un client vous verse un acompte de 35 € TTC le 15 décembre, vous devez saisir comme présenté ci-dessous. Vous sélectionnez votre « client global » et vous indiquez le taux de TVA (10% sur l’hébergement).

3. Vous créez une facture, vous liez l’acompte

Au terme du séjour de votre client dans votre établissement, vous devez créer une facture (que vous pouvez lui remettre s’il le souhaite).

Vous faites une facture à un client qui est resté trois nuits dans une de vos chambres, avec un repas comprenant des consommations alcoolisées, sans oublier la taxe de séjour.

Vous saisissez cette facture client dans le menu Facturation > Mes documents clients. En bas d’écran, voici à quoi ressemble la sélection des références (dont la taxe de séjour).

Une fois que votre facture client est finalisée, vous devez la comptabiliser en allant dans le menu Facturation > Mes documents clients, et en cliquant su l’icône + , sur la ligne où se trouve la facture.
Ensuite, allez dans le menu Facturation > Encaissement clients, cliquez sur l’icône « chaîne » pour lier la facture et l’acompte de 35 €, que vous avez encaissé précédemment.

4. Vous encaissez le solde la facture import/connexion bancaire

Après avoir lié l’acompte, votre client doit payer le restant dû (le solde) de la facture, dans notre exemple 410.1 €.
Il paie par exemple en carte bancaire, vous pouvez comptabiliser cet encaissement dans le menu Facturation > Encaissement clients, et vous cliquez sur l’icône + (sur la ligne correspondant à votre facture).

Si vous passez par l’import ou la connexion bancaire, choisissez le type d’opération « Encaissement clients », puis cliquez sur l’icône + de la facture.
Vous pouvez aussi choisir « Encaissement clients » si vous avez encaissé plusieurs factures (lorsque la banque vous crédite plusieurs factures encaissées en CB).

Option 2 : Vous ne créez pas de facture.

De nombreux clients n’ont pas besoin de leur facture, donc vous pouvez opter pour ne pas faire de factures, mais encaisser comptant.

C’est possible grâce au menu Compta > Encaissement direct (sans facture) > en prenant soin de remplir des lignes différentes pour les différents taux de TVA (ci dessous compte 706010 hébergement, et 706020 restauration), et en rajoutant une ligne « taxe de séjour » au compte 447010 :

C/ Vous reversez la taxe de séjour

Périodiquement vous reversez la taxe de séjour et vous comptabiliser ce versement dans le menu Compta > TVA-Opérations bancaires-Bénéfices-Dividendes >Paiement taxes impôts, en utilisant le compte 447010 (sur lequel se sont cumulées les taxes de séjour que vous avez facturées à vos clients).
NB : vous pouvez voir le solde cumulé du compte 447010 « Taxe de séjour » dans Statistiques > Balance générale

En définitive, pour tenir la comptabilité des chambres d’hôtes, vous ne devez pas créer chaque client « particulier » dans ZEFYR, mais uniquement un client global. Pour chaque séjour vous faites une facture client, en utilisant ce client global. Vos factures doivent inclure la taxe de séjour que vous reversez de manière périodique. Si vos clients paye un acompte à la réservation, vous pouvez comptabiliser cet encaissement et lier cet acompte à votre facture client.