située en haut à droite. Le support traite aussi bien les questions liées à l’utilisation du logiciel que celles liées à la comptabilité.
Qu’est-ce que le lettrage client et le lettrage fournisseur ?
Le principe du lettrage client ou du lettrage fournisseur est de créer un lien entre les factures clients ou fournisseurs et les règlements correspondants.
Ainsi, vous savez exactement à quelle facture est lié chaque règlement. Donc il est facile de visualiser l’encours du fournisseur ou du client, sans se préoccuper de tout ce qui a déjà été payé.
NB : l’encours est la liste des factures dues par vos clients (et des factures que vous devez à vos fournisseurs) à la date du jour. Il permet de relancer les clients qui n’ont pas payé, et de savoir ce qu’il reste à payer à vos fournisseurs.
Le terme « lettrage » désigne l’action d’attribuer un « code lettrage » à une facture client (du débit) et à un encaissement client (au crédit) pour les faire correspondre.
Ici nous présentons le cas d’une facture fournisseur et son paiement. Pour une facture client, la logique est exactement la même.
1. Réception de la facture fournisseur
Vous recevez une facture d’un fournisseur ABRITA de 120 € TTC.
La comptabilisation dans ZEFYR se fait via le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Facture Fournisseur.
Cela génère l’écriture suivante :
| Débit | Crédit | ||
| 401000 | Compte fournisseur ABRITA | 120 | |
| 606300 | Compte fournitures : entretien | 100 | |
| 445660 | Compte de TVA déductible | 20 |
Rappel : un compte au crédit dans une écriture comptable signifie que l’entreprise doit de l’argent à ce compte (ici, l’entreprise doit 120 € au compte fournisseur ABRITA).
Un compte qui est créditeur dans la balance générale a toujours un solde négatif.
2. Paiement de la facture fournisseur
Supposons que vous payez le fournisseur en deux fois. La première fois vous payez 50 €. Vous versez ensuite « le solde » c’est à dire les 70 € restants. Dans ZEFYR, utilisez le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Paiement fournisseurs.
La comptabilisation du premier paiement est :
| Débit | Crédit | ||
| 512000 | Compte banque | 50 | |
| 401000 | Compte fournisseur ABRITA | 50 |
Puis la comptabilisation du paiement du solde est :
| Débit | Crédit | ||
| 512000 | Compte banque | 70 | |
| 401000 | Compte fournisseur ABRITA | 70 |
3. Lettrage des trois écritures
Une fois que vous avez comptabilisé ces deux paiements, afin de bien confirmer que vous ne devez plus rien à ce fournisseur concernant cette facture, un code lettrage est apposé au compte fournisseur 401000 ABRITA sur l’écriture d’achat (la facture fournisseur) et sur les deux écritures de paiement.
Dans notre exemple, il y a donc un même code lettrage (commençant par la lettre L) sur les trois écritures concernées : 120 €, 50 € et 70 €, comme ci-dessous :
Ce code de lettrage est visible dans ZEFYR via le menu Compta > Modification Écritures (colonne de droite).
Vous pouvez aussi le trouver lors de l’édition du grand livre fournisseur : menu Compta > Édition Impression > Grands Livres : fournisseurs.
Dans ZEFYR, si les montants correspondent parfaitement, le lettrage est automatique (lettrage commençant par la lettre L), quel que soit le nombre de factures et quel que soit le nombre de paiements.
4. Intérêt du lettrage client et du lettrage fournisseur
Grâce au lettrage, il est possible d’éditer uniquement les factures non lettrées pour un fournisseur ou un client, c’est-à-dire les factures qui n’ont pas été totalement payées ou totalement encaissées.
Allez dans le m
En définitive, il est aisé de voir les factures fournisseurs ou clients non réglées.
À la clôture de l’exercice, seules les factures non lettrées sont reprises dans la comptabilité de l’exercice suivant via l’écriture d’A Nouveau (AN). Sans le lettrage, l’A Nouveau contiendrait toutes les factures et tous les règlements des années précédentes sans distinction aucune !
Pour en savoir plus, vous pouvez regarder la vidéo sur le Lettrage clients et fournisseurs.