située en haut à droite. Le support traite aussi bien les questions liées à l’utilisation du logiciel que celles liées à la comptabilité.
Si vous effectuez des déplacements pour le compte de votre client, voici comment effectuer la refacturation de ces frais de déplacement :
Supposons que vous ayez les frais suivants pour une mission de 3 jours :
- Location voiture : 150 € HT (TVA à 20%) = 180 € TTC
- Hôtel : 300 € HT (TVA à 10%) = 330 € TTC
- Restaurant : 100 € HT (TVA à 20%) = 120 € TTC
Vous avez donc payé : 630 € TTC.
Remarque : La TVA sur la location de voiture n’est pas récupérable (idem pour les billets de train ou d’avion).
1. Comptabilisation des frais de déplacement
1.1 Vous avez payé avec votre argent personnel
Si, en tant qu’associé ou employé, vous avez payé vos frais de déplacement avec votre argent personnel, vous devez créer une note de frais :
| TVA | Total HT | Total TTC | |
| Location voiture | 0 € | 180 € | 180 € |
| Hôtel | 30 € | 300 € | 330 € |
| Restaurant | 20 € | 100 € | 120 € |
1.1.1 Création de la note de frais
Dans ZEFYR, vous créez une note de frais globale avec les différents types de frais (Hôtel TVA 10%, Restaurant TVA 20%, Location voiture TVA 0%). Le menu à utiliser est Frais > Dépenses et Frais Kilométriques.
Voici la vidéo d’aide à regarder sur la création d’une note de frais :
1.1.2 Comptabilisation de la note de frais
Ensuite, dans ZEFYR il faut aller dans le menu Notes Frais > Notes de Frais Impression Comptabilisation, et cliquer sur l’icône + pour comptabiliser la note de frais.
L’écriture comptable suivante est générée automatiquement :
| Débit | Crédit | ||
| 455000 | Compte de l’associé | 630 | |
| 613500 | Location de voiture | 180 | |
| 625100 | Frais de déplacement | 400 | |
| 445660 | TVA déductible sur achats | 50 |
Remarque : s’il s’agit d’un employé le compte 455000 est remplacé par le compte 428600. Pour les entrepreneurs individuels et les professionnels libéraux, l’équivalent du compte 455000 est le compte 108000.
1.2 Vous avez payé avec l’argent de votre société
Si vous avez payé vos frais de déplacement avec le compte bancaire de votre société, vous devez comptabiliser cette dépense dans le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Paiement des dépenses.
L’écriture comptable suivante est générée automatiquement :
| Débit | Crédit | ||
| 512000 | Compte bancaire de la société | 630 | |
| 613500 | Location de voiture | 180 | |
| 625100 | Frais de déplacement | 400 | |
| 445660 | TVA déductible sur achats | 50 |
2. Refacturation auprès de votre client de ces frais
Vous avez donc déboursé 630 € de frais, mais l’État vous rembourse les 50 € de TVA, donc vous avez réellement dépensé 580 €.
Il faut refacturer à votre client le montant de 580 € HT, en y appliquant un taux de TVA de 10%.
Le compte à utiliser pour les frais refacturés est le 708510.
Si vous faites une facture client (menu Facturation dans ZEFYR), il faut d’abord créer une catégorie de services-prestations que vous appelez “Refacturation”, par exemple. Dans ZEFYR il faut aller dans le menu Facturation > . Lorsque vous créez cette catégorie, vous l’associez au numéro de compte existant 708510.
Puis, il faut aller dans le menu Facturation > créer un que vous appelez “Refacturation des frais de déplacement” par exemple, dans la catégorie “Refacturation”.
Ensuite lorsque vous créez votre facture dans ZEFYR, vous sélectionnez cette référence “Refacturation des frais de déplacement” et vous indiquez le prix et le taux de TVA adéquats.
Si vous facturez avec un taux de 10%, votre client vous versera 580 € + (580 € x 10%) = 638 €
Puis vous devrez reverser à l’État le montant de 58 € au titre de la TVA collectée, et au bilan vous aurez été effectivement remboursé par votre client du montant exact de vos frais : 580 €.
En ce qui concerne votre client, l’opération est totalement conforme et transparente, car il se fait rembourser le montant de 58 € de TVA par l’État.
Important : Notez que le taux de TVA appliqué n’influe pas, vous pourriez appliquer un taux de 20%.